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卢森堡专家介绍应如何制作知识产权记录清单

　　制作知识产权记录清单是人们用于管理有关知识产权资产的重要日期、数据和文件并在申请过程中追溯关键时间节点的重要手段。同时，很多企业也会利用这份清单来对此前开展的工作进行回顾和总结。不过，如果企业未能掌握制作知识产权记录清单的技巧的话，那么有关各方将可能会失去自己的权利（在某些情况下还会损害到客户的利益），并且会让在此前投入的大量时间和资源都白白打了水漂。因此，本文将分享几条人们在制作上述清单时需要遵循的准则。

　　永远不要掉以轻心

　　仅仅是将企业与专利局之间的来往通信记录以及所有的重要日期都录入到知识产权记录清单中是远远不够的，因为没有人能够保证这些数据以及日期都是完全正确的。因此，人们需要对来自官方的文件以及外部的数据进行仔细的检查，并根据确凿无疑的证明文件来完成每次的记录工作。

　　这是一项高风险的工作，对于那些没有认真履行职责的人而言，这甚至会改变他们的人生。

　　在知识产权记录清单中尽可能记录下一切信息

　　由于记录人经验的欠缺，很多知识产权记录清单中的信息都不够详细。因此，记录人应该尽可能记录下有关知识产权事务的每一条信息，并为特定的知识产权资产创建出相应的历史索引标记，以便其他人可以随时查阅到自己所需的信息和数据。

　　对知识产权记录清单中的知识产权资产状态定期开展检查

　　人们应该为自己在知识产权记录清单中记录下的每一项知识产权资产设定出一个“状态检查”日期，从而定期了解这些资产的状态并采取相应的保护措施。要知道，如果不这么做的话，那么等到知识产权所有人突然想起某件知识产权的保护期已经过期或者自己已错过了交纳维持或者续展费用的期限时再采取补救措施就太晚了。一般来讲，知识产权资产进行下一次“状态检查”的日期应该是在其状态出现最新变化后的6个月。

　　一定要从官方文件中获取信息

　　在记录信息时，人们一定要确保这些信息是来自于官方记录或者是官方的书信当中，而不是源于某封电子邮件、甚至是某个人毫无根据的说法。如果人们将那些非官方的信息记录到知识产权记录清单之中，日后可能会遭遇到非常大的麻烦。当然，这些问题是可以避免的，那就是知识产权所有人可以及时地向知识产权机构索取自己所需的正式文件以及相应的复印件。

　　每次记录下新的知识产权事项之后一定要再检查一遍

　　人非圣贤，孰能无过。有些人为的错误是难以避免的。因此，在完成每一次的记录工作后，人们应该再仔细检查一遍，然后再着手开展其他的操作。记录下一个错误的数字、一个错误的日期或者是一次不起眼的操作失误都可能会在日后带来灾难性的后果。显然，与未来可能遭遇的、难以解决的问题相比，在每次记录完数据之后再检查一遍才是最佳的选项。

　　以简洁明了的方式进行记录

　　“时间就是金钱”是一句广为流传的名言。尤其是当人们在查阅特定的知识产权资产或者案件信息时，这种感受会更加的明显。因此，既然知识产权记录清单并不是仅供记录人自己使用的，那么无论是清单注释的编写，还是各类文件的命名，都应该以一种简洁明了的方式来完成。

　　最后需要指出的是，对于拥有知识产权的企业来讲，制作知识产权记录清单只会产生费用而不会带来任何的收入，特别是让自家那些在知识产权领域积累了丰富经验的内部员工去做这种工作只怕会更加不符合成本效益原则，因此将知识产权记录清单的制作工作外包出去才是大部分企业的最终选择。当然，在企业决定将这项业务外包时，一定要对潜在的合作伙伴进行全面的评估。（编译自www.mondaq.com）

　　翻译：刘鹏　校对：李艳秋